E-mails de ausência temporária: tudo o que você deve (e não deve) incluir

No mundo do trabalho, existem poucos acrônimos mais bem-vindos do que "OOO". Além de ser a porta de entrada da promessa para uma existência despreocupada, estabelecendo um A mensagem de ausência temporária no email de trabalho é uma maneira prática de informar colegas de trabalho e clientes que você será difícil de alcançar - se não for inacessível - por um determinado período. quantidade de tempo. Portanto, embora não seja necessário pensar demais (você não está escrevendo um romance aqui), importa o que incluir.

Pode parecer um pouco estranho e robótico pré-escrever uma mensagem de ausência temporária, mas é necessário e útil para quem tenta chegar enquanto bebe Mai Tais na praia ou caminha em Machu Picchu. (Além disso, definir uma mensagem ausente ajudará você a desconectar e relaxar se tiver problemas para sair do trabalho.) Veja o que dizer (e o que não dizer) na resposta automática de suas férias.

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1. Inclua uma saudação e aprovação.

Obviamente, como você inicia uma mensagem OOO depende de sua preferência pessoal e ambiente de trabalho. Embora um grande "olá" não seja absolutamente necessário, você precisa começar em algum lugar, e é bom adicionar um toque humano. Se pular direto para "Estou atualmente fora do escritório ..." parecer muito estranho e desapegado para você, relaxe com um simples "Olá" ou "Obrigado por seu e-mail".

O mesmo se aplica à sua assinatura. Você pode deixar a data de seu retorno, mas se fizer sentido encerrar com algo como "Obrigado!", "Melhor (seu nome)" ou "Tenha um ótimo final de semana (ou insira um feriado aqui)!", vá por isso.

2. Inclua quanto tempo você ficará fora.

Mencione as datas de início e término: "Vou viajar de 3 a 7 de julho e não verificarei o e-mail. Responderei à sua anotação o mais rápido possível, quando voltar ao escritório em 8 de julho. "(Não se esqueça de desativar o atendedor de férias quando voltar!).

3. Inclua se você verificará ou não o e-mail.

Uma mensagem ausente não é útil apenas quando você sai totalmente da rede. Você pode estar viajando para o trabalho ou trabalhando remotamente, tornando a comunicação esporádica e a conexão WiFi duvidosa. Se você não verificar ou responder a e-mails, diga-o (veja o exemplo acima). Caso contrário, é útil definir uma mensagem avisando as pessoas de que você não será tão confiável quanto possível devido a viagens ou obrigações no local. Trata-se de definir expectativas para aqueles que tentam alcançar você. Por exemplo: “Obrigado pela sua nota! Estarei viajando para uma sessão de fotos até 3 de julho e verificarei o e-mail periodicamente / tenho acesso limitado ao e-mail e demorarei para responder. ”

4. Inclua como entrar em contato com você (se houver).

Se você estiver disponível em alguma capacidade, descreva como exatamente entrar em contato. Por exemplo: "Não vou verificar o e-mail, mas se você precisar entrar em contato comigo por qualquer motivo, entre em contato no meu celular ..." Ou: "Se isso for urgente, sinta-se à vontade para reenviar um e-mail em (data em que você retornar) para que fique na parte superior da minha caixa de entrada. ”Ou:“ Para solicitações urgentes, entre em contato (nome de um assistente, colega, freelancer ou outro funcionário disponível) cobertura)". Antes de incluir as informações de contato de outros colegas de trabalho no seu OOO, limpe-as com elas. Mesmo se você for superior, um aviso ainda é uma boa cortesia.

5. Evite detalhes pessoais desnecessários.

Se você está em licença de maternidade / paternidade ou se casar naquele fim de semana (!), É perfeitamente aceitável incluir isso, mas é o máximo que o compartilhamento pessoal precisa para responder automaticamente. Pense em como você pode reagir à mensagem de alguém ausente mencionando muitos detalhes pessoais. Você deseja que a pessoa receptora saiba a), se você responderá ou não pelo e-mail eb), quando ela poderá receber uma resposta sua. Provavelmente, qualquer outra coisa é TMI, portanto, mantenha-o simples.

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