Desculpe pelo atraso: dicas de etiqueta de e-mail para uma resposta em atraso
"Desculpe pelo atraso" é realmente uma ótima escolha.
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Qualquer pessoa que tenha uma dívida de e-mail sabe o quão estressante pode ser uma resposta a alguém (ou a muitas pessoas). Eles também sabem o quão difícil é encarar a música, ser o dono do atraso e pressionar "enviar".
Vale a pena reconhecer e pedir desculpas pelo atraso, ou agir com calma e agir como se nada estivesse errado? Depois de um certo tempo, vale a pena responder? Antes de cometer qualquer Etiqueta de Email faux pas, leia os maiores prós e contras de responder tarde a um e-mail, diretamente de dois especialistas em etiqueta (além de algumas respostas de amostra para você começar).
1. Reconheça se você está realmente atrasado em responder.
"Decida se você está realmente atrasado ou apenas se sentindo culpado", diz Diane Gottsman, especialista em etiqueta nacional, autora de
Etiqueta moderna para uma vida melhor ($9; amazon.com) e fundador da The Protocol School of Texas. "Você tem uma janela de 24 horas ou um dia útil para responder a um email não emergencial".2. Na maioria das vezes, vale a pena se desculpar.
Acontece que todo mundo perde prazos ou se esquece de responder - nunca é demais reconhecê-lo antes de prosseguir. "Quando isso acontece, é necessário pedir desculpas", diz Jodi R.R. Smith, presidente da consultoria de etiqueta de Mannersmith e autor de O livro de etiqueta: um guia completo para as maneiras modernas ($10; amazon.com). "Peça desculpas e leve a conversa adiante."
3. Mantenha-o curto e direto ao ponto.
“O objetivo de um email é ser rápido, informativo e conciso. É assim que você deve lidar com a supervisão de não responder prontamente (intencionalmente ou não) ”, diz Gottsman. Não há necessidade de fazer poesia, compartilhar TMI ou inventar desculpas.
"Muitas vezes, as explicações apenas atrapalham", diz Smith. "Não há necessidade de criar contos altos, e certamente não há necessidade da verdade feia."
Se você vai injetar um pouco de personalidade nela, Gottsman diz para dizer algo simples: "Sinto muito por não voltar mais cedo para você. Eu estava pesquisando sua solicitação e, inadvertidamente, esqueci de responder imediatamente. ”E deixe assim.
4. Escolha suas palavras com sabedoria.
Obviamente, se você estiver próximo da outra pessoa, um tom mais casual e de conversação é apropriado. Gottsman diz uma resposta como: "Oh, Deus, desculpe-me por demorar tanto para voltar para você. Por favor, perdoe-me! ”É ótimo para quem você é próximo, mas talvez não para uma troca profissional de e-mail com seu chefe. Uma irritação que muitos gerentes têm é quando um relatório responde tarde usando gírias como "Meu mal". Ele aparece como irreverente ou insincero. É melhor seguir um profissional testado e comprovado, como "Desculpas pelo atraso, vou acertar e ser melhor no futuro".
5. Resolva para ser melhor.
Não é divertido ter um e-mail com um prazo final na sua caixa de entrada - e também é inconveniente para a outra pessoa. "Faça questão de sinalizar no futuro e-mails importantes para que eles não sejam esquecidos", diz Gottsman. "Procrastinar com uma resposta tardia apenas torna a situação mais desconfortável."
Alguns exemplos de e-mails de resposta tardia
Se você perdeu um prazo importante para o trabalho, Smith diz que é o proprietário, então agradeça pela paciência:
“Por favor, desculpe o atraso. Estamos finalizando o projeto agora e teremos todas as informações solicitadas pela COB amanhã. Obrigado pelo tempo adicional, pois conseguimos responder totalmente a todas as suas perguntas e esperamos conversar com você na reunião da próxima semana. ”
Se alguém lhe enviou uma nota amigável sem prazo, mas isso implica uma resposta educada, Gottsman sugere:
“Obrigado por seu e-mail gentil sobre minha promoção recente. Eu tenho mudado de escritório nos últimos dias e o tempo ficou longe de mim. Estou ansioso para conversar com você no mixer da próxima semana. "
Se você totalmente perdeu um prazo de confirmação de presença, Diz Smith, "faça seu mea culpa curto e doce e concentre-se no evento".
"Sinto muito por ter perdido sua data de confirmação de presença, é claro que estaremos no seu evento especial. Eu já tenho meu vestido e meu marido está pensando em usar seus sapatos de dança.
Se você recebeu más notícias de um amigo ou parente e deixou de responder, Smith gosta dessa abordagem gentil:
“Seu email foi uma surpresa total e eu queria esperar até ter um momento de silêncio para realmente responder. Este deve ser um momento muito difícil... ”
A única vez que não há problema em não responder
"Se o e-mail é algo em que você não tem interesse (pense em solicitações em massa) ou de alguém que você prefere bloquear, clique em 'excluir' e não pense duas vezes", diz Gottsman.
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