Sistemas para organizar seu e-mail

Até o arquivo de documentos pessoais mais bagunçado e transbordante pode ser enviado para submissão - você só precisa de tempo, paciência e uma sólida estratégia de armazenamento em papel. Se você acabou de sair da escola e adulto pela primeira vezou morar em uma casa cheia de crianças, cada uma com seu próprio conjunto de documentos pessoais importantes, é necessário sistema de armazenamento de papel ao longo da vida que pode ajudá-lo a classificar tudo, desde pedidos de seguro a cartão de crédito afirmações. Veja como encontrar e arquivar documentos importantes o mais fácil possível em casa.

RELACIONADOS:Como substituir (e armazenar) documentos cruciais

1. Organizar pilhas

Comece classificando sua papelada em categorias (casa, escola, animais de estimação). Destrua documentos desatualizados ou desnecessários que contenham informações pessoais, como seu nome, endereço e, principalmente, o Seguro Social ou o número do cartão de crédito. Documentos menos sensíveis podem ser reciclados.

2. Classifique com facilidade

Crie rótulos com categorias gerais listadas primeiro, seguidas de descrições mais restritas ("Médico: Julie" ou "Impostos: 2017"). Use pastas de papel pardo com todas as guias da direita ou da esquerda - elas são mais rápidas de navegar do que as guias de posição variada - e coloque o alfabeto em ordem alfabética.

3. Tamanho apropriado

Determine quanto espaço de armazenamento você precisa. Se você mantiver a maioria dos seus arquivos digitalmente, por exemplo, não use um arquivo grande. É um desperdício de espaço e você pode ficar tentado a preenchê-lo com arquivos que você não precisa ou itens que não pertencem a um arquivo. Em vez disso, opte por uma caixa de arquivo da área de trabalho.

4. Considere a frequência

Locais de armazenamento fora do caminho (pense em prateleiras altas em armários menos usados) são lugares perfeitos para arquivar arquivos como declarações fiscais e extratos bancários. Reserve locais de fácil acesso para itens que você precisa com mais frequência, como formulários e receitas escolares.

5. Criar uma plataforma de aterrissagem

Configure uma zona de entrega diária em uma área de tráfego intenso, como a cozinha, para correspondência e documentação. A designação de um único local impedirá que pilhas se acumulem em toda a casa. Uma caixa de entrada ou cesto de parede economizará espaço e tornará óbvio quando os itens estiverem transbordando e precisarem ser tratados. Filtre o lixo eletrônico e o papel de preenchimento antes de adicionar qualquer coisa à zona de descarte. Aborde os itens que chegam aqui pelo menos duas vezes por semana e arquive ou recicle.

6. Mantenha-o limpo

Faça uma grande varredura de seus arquivos acessados ​​regularmente a cada três a seis meses. Arquivar ou fragmentar documentos que não são mais relevantes. Declarações de impostos e documentos referentes a reparos domésticos devem ser mantidos por pelo menos três anos.

Bônus: ficar sem papel

Organizar documentos digitalmente obviamente apresenta menos desafios de espaço, e a ferramenta de pesquisa do seu computador pode ajudá-lo a encontrar exatamente o que procura. Siga as mesmas diretrizes para etiquetas digitais e físicas. Faça backup de arquivos em um disco rígido externo ou use um serviço de armazenamento em nuvem, como o Google Drive. o Evernote Digitalizável aplicativo (gratuito; iOS) ajuda a converter rapidamente arquivos em papel em arquivos digitais.

Nossos especialistas

• Anna Bauer,Percevejo organizador de casa
• Jamie Hord, fundador de Horderly organização profissional
• Clea Shearer e Joanna Teplin, fundadores de A Casa Editar
• Wendy Silberstein, fundador de The Aesthetic Organizer