11 segredos para entregar más notícias no trabalho

Dê feedback rapidamente, mas não imediatamente.
Não espere uma revisão anual para indicar áreas de melhoria. Chame a atenção rapidamente para os problemas, para que os detalhes estejam frescos em sua mente. Um dia após um incidente é o ponto ideal; ter um pouco de tempo reprime emoções muito quentes e permite que você se prepare e seja mais atencioso com suas palavras. "No momento, ambas as partes terão uma reação mais forte e menos útil", diz Jennifer Porter, sócio-gerente da Grupo Boda, uma empresa de liderança e desenvolvimento de equipes. As revisões anuais ou trimestrais devem abranger objetivos e focar em comentários futuros - por exemplo, o que alguém precisa fazer mais ou menos para avançar na carreira deles (“Se você se tornasse mais proficiente em análise de dados, posso ver você saltando para a próxima nível").

Lembre-se de sua intenção.
Pense por que você deseja compartilhar feedback em primeiro lugar. "Você está fazendo isso porque deseja ajudar a pessoa a ter sucesso", diz Porter. Naquele momento, pode parecer menos benevolente do que isso - você pode pensar que precisa apenas reduzir os maus hábitos ou consertar o trabalho mal feito - mas qualquer tipo de feedback ajuda sua equipe a aprender e crescer. Você também quer ganhar a confiança deles. "Se você não fornecer o feedback, alguém fará e poderá não fazer um trabalho tão bom quanto você faria", diz Freyan Billimoria, diretor de operações de pessoas da Skillshare, uma comunidade de aprendizado on-line. Durante a conversa, expresse sua intenção. Diga: "Estou lhe dizendo isso porque me preocupo com você e quero que você seja o mais eficaz possível".

Pense no conteúdo, não na entrega.
Muitos gerentes se preocupam com a maneira de amenizar o golpe em vez do que vão dizer, diz Porter. "É como se preparar para fazer um discurso e focar no que você usará, e não no conteúdo da sua apresentação", observa ela. Pergunte a si mesmo: "Qual é a minha mensagem principal? O que espero que essa pessoa tire da conversa? O que eu quero que aconteça a seguir? ”Anote o que você dirá e pratique no chuveiro ou em um colega de confiança. Concentre-se no comportamento ou ação, em vez de discutir sentimentos, e dê exemplos concretos, como "Percebi que você interrompeu as pessoas seis vezes nessa reunião" (versus "Você está sendo grosseiro com colegas de trabalho").

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Comece com uma pergunta.
A discussão deve ser um diálogo, não um monólogo. Diga: "Gostaria de ter uma conversa com você para compartilhar alguns comentários. Está tudo bem? ”É da natureza humana dizer que sim, mas, ao pedir permissão, você pode fortalecer o relacionamento, diz Porter. Outra tática: peça à outra pessoa que conduza a conversa. Diga: "Eu adoraria falar com você sobre x. O que você acha que correu bem? O que você acha que não achou? ”Dê tempo ao seu funcionário para responder. "Em muitos casos, eles já sabem onde estão aquém", diz Fran Hauser, autor de O Mito da Garota Legal ($16; amazon.com). "Quando você define a conversa como uma colaboração, em vez de uma crítica, o tom é mais favorável".

Use menos palavras.
Seja o mais específico possível. Frases vagas ou clichê ("Você precisa trabalhar na sua presença executiva") ou feedback coberto de açúcar são confusas para o ouvinte, aumentando a probabilidade de que eles não entendam completamente o seu argumento. "Se você usar 100 palavras para dizer que alguém perdeu um prazo, está exagerando", diz Porter. E depois que você carrega palavras de preenchimento e amaciadores ("eu sei que você está sobrecarregado"), o feedback começa a parecer pessoal e o viés pode surgir, diz Billimoria. Em vez disso, vá direto ao ponto e mencione o que observou. Diga: “Percebi que perdemos o prazo para os dois últimos relatórios. O que aconteceu?"

Não dilua sua mensagem.
O hábito comum de enviar feedback negativo entre duas fatias de elogios pode ser instintivo, mas é um dos maiores erros que os gerentes cometem, diz Billimoria. Ocultar feedback dentro de elogios descartáveis ​​tira o poder de suas palavras. “As pessoas vêem isso chegando; eles descartam o positivo, esperam o negativo e não confiam no que você tem a dizer ", diz Porter. O que você pode fazer para ser gentil, mas direto: expresse o feedback de forma positiva, diz Hauser. Diga: "Muito está indo bem, mas tenho um feedback construtivo sobre algumas coisas que precisam ser aprimoradas" ou "Tenho alguns conselhos que podem ajudá-lo".

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Forneça o contexto.
Por que você se importa se alguém entrega trabalho até tarde? Ou não formata apresentações perfeitamente? As respostas podem ser óbvias para você, mas um funcionário precisa entender o porquê dos seus comentários. Tente colocar notas específicas dentro do quadro geral - por exemplo, "Quando nosso departamento se atrasa no trabalho, isso afeta outras equipes também" ou "Quando suas finanças parecer desalinhado, pode dar às pessoas uma falta de confiança nos seus números. ”Explicar por que o seu feedback é importante, diz Hauser, pode facilitar a entrega e ouvir.

Seja empático.
Receber comentários críticos é difícil. "Não importa o quão habilidoso você seja em fornecer feedback. Ainda dói ”, diz Porter. Não seja excessivamente duro, ouça a perspectiva da outra pessoa e mantenha a calma. Além disso, evite a palavra "você" se puder. "Escolhas sutis de palavras podem fazer a conversa parecer mais um diálogo do que um ataque", diz Hauser. Por exemplo, em vez de dizer: "É o que acho que você poderia ter feito de maneira diferente", diga: "É o que acho que poderia ter sido feito de maneira diferente".

Faça cara a cara.
Entregar notícias difíceis por e-mail ou telefone é tentador, mas reunir-se pessoalmente (ou via Skype ou FaceTime) é mais eficaz, diz Hauser. Ele permite que você leia as pistas não verbais e a intenção emocional um do outro. "Estar cara a cara é a única maneira de garantir que a outra pessoa possa sentir sua compaixão", diz Hauser. Além disso, se você não conseguir ver seu funcionário, será mais difícil discernir se eles estão chateados ou prestando atenção ao que você está dizendo. “Sente-se ereto e mantenha o contato visual, por mais difícil que seja”, diz Hauser.

Tenha um plano de acompanhamento.
Encerre a conversa com uma discussão dos próximos passos. Pergunte como você pode ser útil e decida em conjunto quando deve conversar novamente (dias, semanas ou meses depois, dependendo do problema). Depois, faça o check-in após um dia ou dois para ver como a outra pessoa está se sentindo. É natural que o receptor de feedback se afaste um pouco da conversa, mesmo que tenha sido produtivo, diz Porter. "Você precisa dar tempo às pessoas para processar", diz Billimoria. "A chave para relacionamentos fortes está voltando." Ao fazê-lo, você ganhará confiança, o que facilitará o compartilhamento de comentários da próxima vez.

Lembre-se de dar muitos elogios também.
Torne o fornecimento de feedback positivo parte da sua rotina - não o coloque em conversas desagradáveis. A questão não é simplesmente aplacar as pessoas ou dar a todos um troféu; feedback positivo é uma ferramenta de desenvolvimento profissional. Antes de tudo, é construtivo - é útil que as pessoas saibam o que estão fazendo bem, para que possam continuar fazendo. Segundo, ajuda a criar uma cultura mais aberta e tolerante ao feedback, diz Porter. Seja específico aqui também. Diga: "Gosto muito da maneira como você lidou com esse desafio" ou "Compreendo que você tenha conversado com outros departamentos para obter a adesão deles". E diga isso com frequência. "Para cada crítica, você deve elogiar pelo menos cinco", diz Hauser. "Isso leva as pessoas a um lugar em que desejam feedback."