5 dicas de gerenciamento de email

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Etapa 1: criar pastas

Quando você usa sua caixa de entrada como armazenamento padrão, ela rapidamente se torna uma gaveta de lixo digital, o que torna difícil encontrar o que você precisa, diz Peggy Duncan, especialista em produtividade pessoal em Atlanta. Você sabia que pode classificar manualmente as mensagens em pastas, mas percebeu que pode configurar filtros que direcionam automaticamente as mensagens para as respectivas pastas? Por exemplo, as notificações do Facebook podem ir diretamente para uma pasta de mídia social. (O Gmail faz isso automaticamente, mas você pode configurar um sistema semelhante com outros serviços de e-mail.) e-mails de um tipo, como boletins, são agrupados em sua própria pasta, você pode excluí-los com um clique. O número de pastas com as quais você trabalha e como os nomeia deve depender de suas necessidades.

Etapa 2: almeje apenas 20 itens da caixa de entrada

Sim seriamente. Vinte e-mails significa que você pode ver toda a sua caixa de entrada sem rolar. Assim que você lida com uma mensagem, arquive ou exclua-a. Somente as mensagens da semana passada às quais você ainda não respondeu pertencem à sua caixa de entrada.

Etapa 3: cumpra um cronograma

Ler e-mails prejudica a produtividade. Para profissões em que a comunicação constante é crucial, o estabelecimento de um cronograma pode não ser realista. Mas, se você examinar seu trabalho com muita atenção, poderá descobrir que é possível designar o tempo de leitura a cada 60 ou 90 minutos. Defina alertas na sua agenda até fazer parte da rotina. "Se alguém precisar entrar em contato com você, ligará", diz Marsha Egan, autora de Desintoxicação da caixa de entrada e o hábito da excelência do email ($20, amazon.com). Se você ler e-mails no seu telefone, marque os que você precisa acompanhar como não lidos, para não esquecer de responder mais tarde.

Etapa 4: organizar antes de ler

No início de cada sessão agendada de e-mail, classifique por remetente para localizar mensagens dos VIPs (o chefe, o professor do seu filho), depois verifique as linhas de assunto e exclua as mensagens indesejadas.

Etapa 5: responder estrategicamente

Você pode escrever de volta em dois minutos ou menos? Faça isso imediatamente, diz Egan. Se um e-mail exigir mais tempo, sinalize-o para que ele possa ser tratado durante uma janela agendada no mesmo dia ou na manhã seguinte. Com medo de que uma resposta longa leve a uma cadeia de e-mails prolongada? Hora de atender o telefone.

Truques técnicos

Melhore a sua vida útil de e-mail com essas ferramentas pouco conhecidas sugeridas por especialistas em TI em três dos principais provedores de e-mail.
Gmail: Desfazer envio
Não pretendia clicar em Enviar? Você tem 30 segundos para recuperar esse e-mail. Então, siga em frente!

Como: Vá para Configurações, Labs e clique em Ativar em Desfazer envio. Uau!
Yahoo: Endereços descartáveis
Se você odeia fornecer seu endereço de email para sites aleatórios, crie um endereço alternativo que direcione as mensagens para sua caixa de entrada real. Se o endereço sobressalente receber spam, você pode simplesmente excluí-lo.

Como: Vá para a roda dentada no canto direito e clique em Configurações, Segurança e Endereços descartáveis.
Outlook.com: varredura
Esse recurso permite que você lixeira todas as mensagens na caixa de entrada de um remetente (por exemplo, seu ex ou Groupon).

Como: Abra um dos e-mails do remetente, clique em Varrer na parte superior da tela e pressione Excluir tudo de.