Como usar efetivamente as mensagens instantâneas no trabalho
Os DMs não são apenas para conversar com sua esposa de trabalho - também devem ajudá-lo a ser produtivo.
Abbey Lossing
Seu escritório usa uma plataforma de mensagens instantâneas como o Slack ou o Google Hangouts? No momento, você pode usá-lo apenas para conversar lado a lado com o colega de trabalho ou com um ping rápido no seu chefe para dizer que está atrasado. Mas se você não está aproveitando as mensagens instantâneas para otimizar a comunicação de trabalho e promover uma colaboração eficaz entre sua equipe e outras equipes, você deve. Aqui está o caminho certo - e a hora certa - para usar as mensagens instantâneas no trabalho.
MI ou e-mail?
Esse e-mail de uma frase, resposta de duas palavras ou Olá rápido funciona bem em um sistema de mensagens como o Slack. Também é perfeito para conversas em andamento que exigem muitas idas e vindas - aquelas que não merecem necessariamente uma designada, reunião presencial ou chamada telefónica, mas é melhor deixar as mensagens instantâneas para poupar as caixas de entrada de todos. Embora o email continue sendo necessário para a comunicação externa, uma plataforma de mensagens pode reduzir seriamente o seu volume interno de email.
RELACIONADOS:Enfrente sua caixa de entrada para sempre com estas dicas de gerenciamento de e-mail de um profissional
Organize-se.
A verdadeira força de uma plataforma de mensagens é a capacidade de catalogar e organizar informações, diz Anna Pickard, chefe de comunicação de marcas da Slack. "Ao contrário do email, que pode ser excluído automaticamente com o tempo ou desabilitado quando alguém sai da empresa, os arquivos e as informações compartilhados no Slack estão sempre disponíveis ", diz ela," o que dá aos novos funcionários a vantagem do conhecimento do grupo ". A organização é primordial. Crie canais por tópico ou projeto e convide as pessoas relevantes para a conversa. Precisa conversar um a um? Use a função de mensagem direta para que as discussões nos canais fiquem focadas no tópico.
Seja breve.
Pickard recomenda manter as mensagens digeríveis usando marcadores e até emoji. Se algo precisar ser discutido ou explicado mais adiante, inicie um thread separado; no Slack, basta clicar no balão de bate-papo abaixo de uma resposta. Pense neste tópico como uma barra lateral: é hiperespecífico e permite que você elabore um tópico sem atrapalhar a conversa maior.
RELACIONADOS: 6 coisas que todos os emails de trabalho eficazes têm em comum
Por Caylin Harris
Por Maggie Seaver