Como executar uma reunião de trabalho produtiva e eficaz

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Reuniões ineficientes e sem brilho terminam aqui.

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Às vezes, as reuniões podem parecer um desperdício desnecessário de tempo precioso na mesa. Sim, em retrospecto, muitas reuniões parecem que provavelmente poderia ter sido substituído por um email, mas nem sempre. Reunir-se cara a cara pode ser a melhor opção de comunicação no trabalho - depende apenas das circunstâncias. Por exemplo, achando difícil comunicar pensamentos, idéias ou feedback a um grupo em menos de alguns parágrafos? Vários departamentos estão envolvidos? Você está procurando feedback ou um brainstorm mais aberto? Optar por conhecer. E quando o fizer, certifique-se de aproveitar ao máximo o tempo que você tem com o grupo. Veja como definir o clima, manter as coisas em movimento, cronometrar o tempo certo e obter uma palavra de ponta em uma reunião de trabalho.

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1. Tempo é tudo.

A fadiga das decisões geralmente ocorre à medida que o dia avança, diz Melody Wilding, assistente social e coach profissional. Por esse motivo, programe um relatório de estatísticas, logística ou outras reuniões gerais para o final da manhã (pós-café!), Quando as pessoas tendem a ser mais afiadas e mais focadas. As tardes (após o almoço), por outro lado, quando as pessoas estão naturalmente cansadas (os ritmos circadianos humanos tendem a mergulhar naturalmente por volta das 15h) são mais reservadas para um brainstorm ou reunião de fluxo livre. De fato, de acordo com um estudo do Albion College, você é realmente mais criativo quando está cansado.

2. Mantenha as coisas em movimento (enquanto ainda está sendo ouvido).

A etiqueta da reunião deve ser bastante intuitiva, mas existem algumas diretrizes seguras a serem seguidas para uma comunicação ideal. Para evitar interromper um colega e interromper o fluxo da reunião, aguarde um pouco depois que alguém fala para garantir que está pronto. Então fique à vontade para entrar. Lutando para conseguir uma palavra? Tente "marcar" levantando a mão levemente, como se estivesse sinalizando para um garçom; isso diz a todos que você é o próximo, diz Vanessa Van Edwards, autora de Cativar: A Ciência do Sucesso com as Pessoas ($12; amazon.com).

3. Defina o tom para colaboração e produtividade.

O uso de linguagem inclusiva, como "nós" em vez de "você" ou "eu", ajuda a promover um senso de unidade, especialmente em ambientes tensos, diz Van Edwards. Onde você se encontra e como o espaço é criado afeta a atmosfera também: Pesquisa de duas escolas de negócios canadenses descobriu que sentar em uma mesa redonda de conferência incentiva a colaboração, enquanto uma mesa quadrada pode acender concorrência.

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