Como (finalmente) obter controle de sua caixa de entrada

"Não deixe sua caixa de e-mail se tornar uma lista de tarefas", algo que você percorre de cima para baixo, diz Duhigg. “É a pior lista de tarefas possível, porque literalmente todos podem adicionar itens a ela.” No caminho para o trabalho, gaste 10 minutos, pensando em suas prioridades para o dia e definindo um horário de início e término realista para um e-mail da manhã sessão. Em seguida, procure e-mails importantes que exijam respostas imediatas - sobre projetos prioritários e do seu chefe. Abra apenas essas mensagens. Uma estratégia: pressione a resposta em cada mensagem importante e deixe as respostas na sua área de trabalho. Aqui está sua lista de tarefas: esta pilha de respostas. Use o tempo prescrito por e-mail para escrever respostas ponderadas e convincentes, em vez de tentar extrair uma quantidade maior de coisas menos relevantes.

Este conselho vai além de lidar com lixo eletrônico óbvio. Duhigg está falando sobre uma mensagem do seu colega de trabalho duas mesas abaixo. Ele sustenta que “muitas vezes as pessoas fazem perguntas quando provavelmente podem encontrar as respostas por conta própria. E se eu não responder, eles vão encontrar essas respostas. ”Como você implementa esse tipo de pensamento sem se sentir... rude? Ao se preocupar mais com você e com seu próprio tempo -

Duhigg recomenda uma técnica de procrastinação de alto nível que, segundo ele, pode mudar sua visão do e-mail: “Tenha uma pasta lateral para mensagens que você não deseja lidar no momento, mas hesita em excluir. ”Arraste os e-mails (fechados ou abertos) para esta pasta sem reserva. "Acho que você ficará surpreso com o sentimento de culpa que sente", diz ele. Aqui é onde a mágica acontece: deixe os e-mails lá por tempo suficiente e eles se cuidarão. "Você provavelmente descobrirá que a maioria deles nunca realmente precisou de sua atenção", diz Duhigg. "Se realmente é um grande negócio, as pessoas enviarão um e-mail novamente." Para aumentar sua tolerância a essa abordagem, verifique a pasta lateral semanalmente. Se algo lá precisar de uma resposta, você ainda estará no campo para responder. À medida que você se sentir mais confortável, verifique com menos frequência - a cada duas semanas, mensalmente. Duhigg verifica o seu nunca: "Coloquei e-mails na pasta para fingir que vou prestar atenção neles um dia, mas não estou." ele - e talvez você - é um passo em direção à exclusão sem culpa, como mover as roupas que você nunca usa no sótão antes de carregá-las para Boa vontade.

Esvaziar religiosamente sua caixa de entrada é provavelmente uma perda de tempo (e talvez realmente sobre outra coisa), diz Duhigg. Você pode reduzir a confusão desinscrevendo as listas de discussão. Além disso, pressionar excluir, excluir, excluir pode ser satisfatório, mas por que se preocupar? "Você está fazendo isso porque faz você se sentir bem ou porque é realmente útil?", Diz Duhigg. "E se não for útil, talvez você não precise de uma caixa de entrada limpa - e talvez deva parar de usá-la como um barômetro de sucesso".