Os 7 mandamentos da etiqueta por e-mail que todos devem seguir

"Não responda a todos, a menos que todas as pessoas nessa lista de distribuição precisem saber o que você precisa dizer", diz Aimee Symington, CEO da Finesse Worldwide. Ela sugere revisar os nomes da lista e responder apenas àqueles que realmente exigem sua resposta. Isso pode significar responder apenas ao remetente ou a três dos sete destinatários. E se seu gerente ou colega quiser ser copiado em algo, respeite o pedido dela.
Respostas ponderadas podem economizar tempo de outras pessoas. "Seja por razões comerciais ou sociais, as pessoas começarão a se irritar com um fluxo de insignificantes e-mails porque eles precisam parar para abri-los ”, diz Diane Gottsman, fundadora da Protocol School of Texas. Portanto, pense duas vezes antes de responder a todos com "Não é possível", na próxima vez que você for convidado para um brunch.

Uma boa linha de assunto ajuda os destinatários a priorizar o e-mail, diz Lizzie Post, co-apresentadora do podcast Awesome Etiquette. Faça o que fizer, não deixe em branco. Ao criar uma linha de assunto, torne-a específica e concisa, e observe sua ortografia e gramática. "É a primeira coisa que uma pessoa percebe", diz Post.

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Como uma linha de assunto deve refletir o conteúdo do email, os especialistas recomendam atualizar a linha de assunto conforme a conversa flui. Evite linhas de assunto que possam subestimar a urgência de um email (pense: "pergunta rápida" para encabeçar uma problema de trabalho principal) ou fazer com que alguém perca uma mensagem que ela acha que já leu, explica Gottsman. Ela sugere iniciar um novo tópico se um e-mail se afastar muito da mensagem original.

Embora os especialistas não concordem com um tempo de resposta adequado para os e-mails, eles concordam que praticamente todos os e-mails merecem uma resposta. Se uma resposta simples ("Entendi, obrigado" ou "Parece um bom plano") for suficiente, tente responder assim que ler um email.
Às vezes, um e-mail exige informações que podem levar vários dias para serem coletadas - mas isso não significa que você pode deixar as pessoas em espera. "Deixe que eles saibam que você recebeu o e-mail deles e voltarão quando puder", diz Symington.
E lembre-se de usar uma mensagem de resposta automática se você estiver viajando ou fora do escritório, ela acrescenta, para que outras pessoas saibam que não devem esperar uma resposta.

"Certifique-se de encaminhar para as pessoas certas pelos motivos certos", diz Post. Antes de encaminhar, avalie a sensibilidade do conteúdo, incluindo anexos, nomes e informações de contato de todos os associados à mensagem. Algumas pessoas preferem que suas informações de contato permaneçam privadas. Se um tópico contiver muitos pontos detalhados de uma discussão, inicie um novo email.

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Todos nós já estivemos lá. Um vírus toma conta e, antes que percebamos, estamos enviando spam para o vovô com links que fariam alguém corar. Se você receber o que obviamente é um vírus, notifique a vítima que pode não estar a par do que está acontecendo. "Apenas diga: 'Eu queria que você soubesse que isso está acontecendo'", diz Symington. "É uma coisa boa a se fazer."

Você se preocupa em causar uma boa impressão pessoalmente, por que não manter sua persona de e-mail no mesmo padrão? "O e-mail é um reflexo de você e deve ser escrito como uma carta mais do que um texto, mantendo em mente a brevidade", diz Symington. Verifique sua ortografia, gramática e pontuação. Todas as letras maiúsculas indicam que você está gritando, e todas as minúsculas indicam que você é preguiçoso. Muitas fontes, cores e carinhas felizes podem ser irritantes, acrescenta ela.
Seja amigável sem tentar exagerar no humor. "Erre no lado da cautela, mesmo se você tiver senso de humor", diz Gottsman. O tom geralmente é confuso no e-mail, e você não quer parecer não profissional porque alguém não entende sua piada.

Uma coisa é se você estiver fazendo uma refeição casual com outra pessoa importante (e a data da noite é amanhã), mas absolutamente não verifica e-mails em um jantar, diz Post. Quanto às reuniões no escritório, isso depende. Se os colegas levarem telefones ou laptops para as salas de conferência para acessar o email durante as reuniões, provavelmente tudo bem. "Esteja ciente de que as culturas da empresa terão políticas diferentes em relação ao email", diz ela. “Conheça a natureza do email no seu trabalho para ser apropriado.”