Organize sua vida profissional em 5 etapas simples

Avalie os e-mails que você recebe todos os dias. Recebendo boletins ou atualizações que não estão lhe servindo? Cancelar inscrição, diz o consultor de produtividade Carson Tate, fundador da empresa de consultoria em produtividade Working Simply. Se um email demorar menos de alguns minutos para ser tratado, faça-o imediatamente, mesmo que isso signifique excluí-lo ou arquivá-lo. Se a resposta precisar ser mais envolvida, tente alterar a linha de assunto para um item de ação. “Digamos que recebi um email sobre a revisão de uma apresentação do PowerPoint. Essa é a minha etapa de ação que digito na linha de assunto para não precisar reler o email ", diz Tate. Seu servidor de email pode automatizar certas coisas que você costuma fazer? Transforme respostas comuns em assinaturas ou tente arquivar automaticamente: “Você pode escrever uma regra no Outlook para mover mensagens de relatórios diretos para a pasta de arquivos ", diz Tate," o que é ótimo para encontrar coisas mais tarde."

Coloque tudo o que você faz em um calendário digital - inclua reuniões, sim, mas também bloqueie o tempo para almoçar. "Um calendário é uma manifestação visual do seu tempo, e você deve usá-lo como um plano para o seu dia, não como um local para outras pessoas planejarem o seu dia para você", diz John Zeratsky, co-autor de

Procure reduzir os papéis soltos em sua mesa, diz Rasmussen. (Para diminuir ainda mais a confusão, digitalize os documentos que deseja manter e crie uma Google Drive pasta para os arquivos, para que você possa acessá-los em qualquer lugar.) Classifique os papéis em categorias com base em se você precisa lê-los, arquivá-los, enviar uma tarefa, ligar para alguém ou ficar on-line para seguir acima. Sentindo-se oprimido por todo o jornal? Escolha apenas uma área do seu espaço de trabalho - ele pode ser tão pequeno quanto uma gaveta ou tão grande quanto toda a área de trabalho - e limpar tudo o que você sabe que não precisa. Repita o procedimento em mais áreas até cobrir todo o escritório.

Emprestar a estrutura organizacional que os smartphones possuem. Aplicativos semelhantes (como aplicativos de saúde ou aplicativos de compras) podem ser agrupados em pastas. Tate sugere usá-lo como um princípio orientador para organizar os arquivos do seu computador. Adicionar datas aos nomes das pastas também pode ser útil; é um bom momento para verificar as diretrizes de retenção de registros digitais da sua empresa e descobrir quanto tempo você precisa para armazenar documentos e o que você pode colocar na lixeira. Para os documentos que você guarda, "pense em como e quando recuperá-los", diz Tate. Os arquivos que você usa com frequência devem ser fáceis de acessar. “Para nomear arquivos para o seu sistema de recuperação, consulte o documento e pergunte-se:‘ Qual é a primeira coisa Penso em quando olho para este documento. 'O que vem à mente primeiro é o nome do seu arquivo ", ela diz.

Lauren McGoodwin, fundadora e CEO da Career Contessa, um site de carreira para mulheres, sugere que você anote as tarefas do dia seguinte antes de sair do escritório todas as noites. “Eu tento colocar minhas tarefas em níveis de prioridade. Eu os divido em 'alta prioridade', 'vitórias fáceis' e 'posso esperar pelo dia seguinte' ”, diz ela. Isso a ajuda a incluir tarefas pessoais, como exercícios, porque ela pode ver quando terá muito tempo. A decisão de tornar sua lista digital ou analógica depende de você. Algumas pesquisas mostram que escrever uma tarefa pode aumentar sua probabilidade de alcançá-la. Tate diz que prefere listas digitais porque pode ser difícil conceber projetos futuros se você não tiver um espaço físico para eles em seu planejador de papel; você pode acompanhar facilmente os próximos meses e anos em um digital.