Iniciando uma reunião de equipe

As primeiras impressões contam. De fato, nos primeiros 30 segundos após conhecer alguém pessoalmente ou por telefone, a outra pessoa já desenvolveu uma impressão sua.

Dito isto, ao longo dos anos, alavancei várias técnicas de formação de equipes para ajudar as equipes a se moverem rapidamente pelos estágios de desenvolvimento de grupo (Storming, Forming, Norming, Performing, Adjourning) e criar uma boa impressão de mim como seu projeto conduzir.

Técnica 1:Tenha um quadro organizacional

Antes da reunião inicial, peço a cada membro da equipe que envie eletronicamente um auto-retrato 2 x 2 para incluir em um quadro organizacional.

A primeira reação das pessoas é: "Por que precisamos de um organograma de figuras?" Por mais bobo que pareça, descobri que ter um organograma com imagens aproxima os membros da equipe (especialmente se for virtual).

Como somos criaturas visuais, tendemos a ter um investimento emocional nas coisas que podemos ver e tocar; portanto, humanizar o organograma permite que os membros da equipe se sintam mais responsáveis ​​se um rosto estiver associado a um nome em vez de um nome digitado.

Técnica 2:Crie uma foto da pessoa que está entrando por telefone

Com muita frequência, quando as pessoas participam de uma reunião por telefone, tendem a ficar muito caladas e, às vezes, esquecidas.

Dependendo do tamanho da equipe e da sala de conferência, eu colocaria a foto em uma cadeira vazia ou no próprio telefone. Não precisa ser uma foto, pode ser um pequeno brinquedo ou pedaço de papel com o nome.

O objetivo é ter algo físico para representar o (s) indivíduo (s) no telefone. Isso ajudará os membros da equipe a lembrarem-se dos que estão ao telefone e capacitará os membros da equipe virtual a ingressarem na conversa.

Técnica 3: Peça à equipe que tome as Teste de personalidade de Myers-Briggs

Você pode ter ouvido pessoas dizerem: sou INTJ, ENTP, ESTJ etc. Este é um resultado do Teste de personalidade de Myers-Briggs. É um questionário psicométrico projetado para medir as preferências psicológicas de como as pessoas percebem o mundo e tomam decisões. Existem muitas versões on-line gratuitas que podemos usar no Google, mas se a organização puder pagar, sugiro que use a versão oficial.

Eu gosto de usar este teste porque cada membro da equipe pode ficar sabendo mais sobre seus próprios tipo de personalidade e como isso se relaciona trabalho em equipe. Então, se você tem muito Extrovertidos (Es) e alguns Introvertidos (É), a equipe pode garantir membros mais silenciosos (É) são incentivados a participar se houver um debate.

Técnica 4: trabalho em um caso de negócios

Você se lembra do primeiro dia de aula? o ansiedade sobre conhecer novas pessoas, se preocupar com o que as pessoas pensariam de você e saber onde você se encaixaria? Bem, não é tão diferente quando indivíduos ingressam em um novo grupo.

Os membros da equipe têm automaticamente esse tipo de angústia e, para ajudar a liberar essa energia, uso casos de negócios simples e divertidos que a equipe pode resolver. Eu bloqueio 10 a 15 minutos da agenda para trabalhar nesse tipo de exercício a cada semana até que o caso esteja completo. Normalmente, isso é resolvido nas três primeiras reuniões.

O objetivo aqui é formar uma equipe confiança e torne a experiência inicial do membro da equipe divertida e memorável.

Eu gosto de usar casos de negócios de http://www.thetimes100.co.uk/. Embora eles sejam voltados para professores e alunos, eu os achei ferramentas muito úteis na criação de equipes.

Técnica 5: Construa uma Casa Lego

Este exercício é útil principalmente com os membros da equipe fisicamente presentes. Pode-se tentar incluir alguém virtual, mas não obtive grande sucesso com minhas tentativas.

Antes da reunião, compre blocos de Lego e construa uma pequena estrutura simples. Costumo construir uma que tenha uma base sólida, quatro colunas e um topo sólido - como uma caixa oca quadrada. Você pode criar o que quiser, desde que haja peças suficientes para todos os membros da equipe.

Depois de construir a estrutura, desmonte-a e remova propositadamente as peças. O exercício deve ser praticamente impossível de concluir.

Costumo dar à equipe de 5 a 10 minutos para concluir o exercício. O objetivo é ter um ambiente divertido, onde os membros da equipe possam ver fisicamente o que estão construindo juntos. Também permite observar a dinâmica da equipe (por exemplo, líderes, seguidores, etc.).

No geral, quaisquer que sejam as técnicas usadas, acho importante pesquisar as atividades que você acha que a equipe gostaria e poderia fazer em conjunto (incluindo funcionários virtuais). A introdução de atividades antecipadamente ajudará a acelerar a formação da equipe e, dependendo de como você a executa, os membros da equipe terão uma ótima experiência.

Para os céticos por aí, incluí um artigo fantástico de Alexander Kjerulf em As 5 principais razões pelas quais a maioria dos eventos de formação de equipes são uma perda de tempo. Ele não apenas fala sobre como os eventos de formação de equipes podem ser prejudiciais para uma empresa, mas também fornece a fórmula de como executar ótimas atividades de formação de equipes.