Como ser produtivo: nossas melhores dicas para ser mais produtivo na vida e no trabalho

Faça uma lista de tarefas obrigatórias, não uma lista de tarefas, de três coisas que você precisa fazer. Seja realista sobre o que você pode realizar. “Limitar seus objetivos elimina a sobrecarga e mantém você focado”, diz Sarah Knight, autora de Junte seu Sh * t.Também há um poder secreto no número três, diz Chris Bailey, autor de O Projeto de Produtividade: “Os três porquinhos, três medalhas olímpicas, três partes de uma história - nosso cérebro está programado para pensar em três.” Ao seguir o que pretendia fazer, você terminará o dia se sentindo ótimo e motivado para amanhã. E se você terminar cedo o suficiente, você pode começar as tarefas de amanhã ou passar algum tempo fora.

A atração de verificar as mídias sociais pode atingir seu pico no verão (ou enquanto você estiver trabalhando remotamente), quando metade do seu escritório está de férias ou horário flexível, e sua energia (e motivação) diminui naturalmente, diz Bailey. “Sempre que pulamos em aplicativos, nosso cérebro libera uma dose de dopamina, o que torna nosso telefone mais tentador do que nosso trabalho real”, diz ele. Não lute contra isso; em vez disso, verifique as redes sociais com intenção. Faça uma varredura de feed para ver o que está acontecendo e coloque seu telefone no modo avião pela próxima hora. Ao lutar contra a distração e realizar as tarefas, recompense-se com um pouco de tempo para relaxar.

Quer isso signifique ligar para um cliente desagradável ou dar sentido a pontos de dados extremamente díspares, pessoas eficazes dão prioridade às suas tarefas mais difíceis. Concluindo primeiro o item mais desafiador e importante de uma lista de tarefas (uma estratégia recomendada por Brian Tracy em seu livro best-seller Coma Esse Sapo!) libera energia mental que, de outra forma, seria desperdiçada se preocupando com isso. E faz com que o resto do dia pareça administrável em comparação.

“Se você não recebe exposição suficiente à luz natural, pode sentir o jet lag”, diz Christopher Meek, professor associado de arquitetura do Laboratório de Design Integrado da Universidade de Washington. “Isso acontece porque seus ritmos circadianos - incluindo a maneira como seu corpo responde às mudanças no nível de luz entre o dia e a noite - são interrompidos. Tente sair pela manhã, quando seu corpo anseia por claridade, e depois fique perto de uma janela algumas vezes por dia quando sentir que está diminuindo a velocidade. Obter luz solar suficiente pode estimular seu relógio interno, fornecendo a energia de que você precisa ”.

É natural se desligar do trabalho, mas a procrastinação sem sentido reduz a produtividade. Para descobrir quando ocorre a procrastinação, Knight recomenda começar um diário de tempo. Tal como acontece com um diário alimentar (lembra deles?), Você escreve como passou cada minuto do seu dia para ver quando a distração se insinuava (por exemplo, você pesquisa receitas de jantar às 15h). Não ignore - planeje. Adapte sua programação para quando você estiver mais focado (e quando não estiver) programando períodos de carência para o tempo livre.

“Uma empresa de tecnologia com a qual trabalhei descobriu que seus funcionários se tornaram mais produtivos depois que o supervisor começou a oferecer um elogio por dia”, diz Michelle Gielan, cofundadora do Institute for Applied Positive Research, uma empresa que trabalha com empresas e escolas para aumentar a produtividade e felicidade. “Não era que cada um recebesse um elogio. Bastou um comentário lisonjeiro para fazer com que todos, inclusive o gerente, se sentissem mais positivos. Por quê? Quer você sorria para si mesmo ou observe alguém sorrir, a expressão facial feliz pode acionar seu cérebro para liberar dopamina - uma substância química que ajuda a controlar os centros de recompensa do seu corpo e, por sua vez, aumenta a sua produtividade engrenagem."

As pessoas passam de alertas a cansadas cerca de uma vez a cada 90 minutos, de acordo com Tony Schwartz, autor e fundador da O Projeto de Energia. O próprio Schwartz costumava passar uma maratona de 10 horas por dia escrevendo seus livros. Mas aprender a gerenciar sua energia com mais eficácia - ele agora escreve em três intervalos focados de 90 minutos, com intervalos entre exercícios e socialização - dobrou sua produtividade, diz ele. Concluir um manuscrito costumava levar um ano, mas agora ele pode fazer um livro -A maneira como estamos trabalhando não está funcionando é o último dele New York Times best-seller - em apenas seis meses.

Tente fazer de sua atividade matinal favorita - tomar chá, caminhar ao redor do quarteirão - um ritual pré-trabalho para limpar a mente. Dedicar alguns minutos para relaxar e se centrar pode ajudar a apagar e até mesmo prevenir o desgaste mental, de acordo com Paul Silverman, um coach executivo para empresas Fortune 500, que se baseia em seu treinamento em Zen Budismo para ensinar os clientes como desenvolver a atenção obstinada: “ O objetivo é aprofundar sua respiração, torná-lo energizado e ajudá-lo a entrar no momento, totalmente focado e concentrado - uma habilidade de muitas pessoas excepcionais ter."

Você sabe que beber água e fazer exercícios são bons para o corpo, mas também podem aumentar a capacidade intelectual. Pesquisa citada em Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism sugere que mesmo uma pequena desidratação pode afetar a cognição, o estado de alerta e a concentração. Estudos também mostram que pequenas séries de exercícios - digamos, de 10 a 20 minutos - podem fazer você se sentir mais aguçado. “Uma caminhada rápida melhora a memória e aumenta a capacidade de gerar ideias e fazer melhores conexões”, diz Bonnie St. John, coautora de Micro-resiliência: Pequenas mudanças para grandes aumentos de foco, impulso e energia.

“Se você precisa fazer muito progresso em um projeto, pode ficar tentado a trabalhar nele sem parar”, diz Jonathan Schooler, um professor do departamento de ciências psicológicas e do cérebro da Universidade da Califórnia em Santa Barbara. "Não faça isso. Ninguém pode se concentrar em uma única tarefa o tempo todo. Certifique-se de interromper seu dia - e seus padrões de pensamento - envolvendo-se rotineiramente em uma atividade que seja repetitiva e não intelectualmente cansativa, como aspirar ou cuidar do jardim. Quando sua mente divaga, a criatividade pode fluir, permitindo que você sintetize informações de uma maneira única. Então, quando você voltar ao trabalho, terá novas ideias e poderá fazer mais. ”

Mais de um terço dos americanos dormiram mal, de acordo com o Centros de Controle de Doenças. “Não importa o quão consciencioso você seja, o sono inadequado prejudica a concentração, o foco e a energia”, diz Silverman. “Tem um grande impacto em todos os aspectos da sua vida. Se você vai acordar às 7, precisa dormir às 11. Não é matemática avançada. ” E como os leitores eletrônicos e os computadores interferem em nossa capacidade de dormir, os especialistas recomendam que adere aos livros de papel antes de dormir.

Talvez você simplesmente não sinta vontade de trabalhar ou esteja ressentido por não estar de férias - ou em qualquer outro lugar. Tudo bem, diz Sue Rasmussen, autora de Minha mesa está me deixando louco. Domine essas emoções para que não o consumam. “A maioria das pessoas ignora o que está sentindo e pensa que se esforçarem e se esforçarem durante o dia de trabalho, eles ficarão bem”, diz ela. “Mas se você admitir como está se sentindo, vai superar isso mais rapidamente.” St. John recomenda que você tente reverter seus pensamentos de negativos para positivos. Por exemplo, se você gostaria de estar em outro lugar, diga: “Estou tão feliz por estar aqui trabalhando neste projeto”. Mesmo se você não quiser dizer isso, diz St. John. “Ao dizer isso em voz alta, ele muda sua energia, aciona um interruptor em seu cérebro e o induz a levar suas emoções em uma nova direção.”

Ter algo pelo qual ansiar - talvez um fim de semana para meninas ou um dia de folga para você - pode aumentar sua felicidade agora, diz Knight. “Definir uma meta, mesmo que seja apenas para chegar à praia na sexta-feira, pode trazer paz em todas as semanas e dias que antecederam a viagem”, diz ela. Mantenha seus olhos voltados para esse objetivo.

“Muitas pessoas não acham que têm tempo para encaixar exercícios em suas agendas lotadas”, diz Ted Kennedy, o fundador da CEO Challenges, que organiza competições esportivas para CEOs e empresários, e cofundador da Ironman North América. “Mas descobri que o envolvimento em atividades de resistência, como um longo passeio de bicicleta ou um triatlo, me torna mais disciplinado e diligente. Se eu fico alguns dias sem fazer essas coisas, minha produtividade diminui. Minha energia diminui, meu foco vacila e não consigo tomar decisões tão facilmente. Portanto, incentivo as pessoas, mesmo aquelas que não se consideram atletas, a se comprometerem com um evento físico, como uma caminhada ou uma comunidade de 5 km. Assim que estiver em sua programação, você arranjará tempo para treinar e perceberá que pode realizar mais em um dia do que pensava. ”

Não espere até segunda-feira de manhã para começar a pensar sobre sua programação de trabalho, diz Julie Morgenstern, especialista em gerenciamento de tempo e autora de Nunca verifique o e-mail pela manhã. Comece a programar duas semanas antes, principalmente nas semanas e dias que antecedem um feriado, férias ou verão. Identifique exatamente o que você será capaz de alcançar e quando enfrentará cada tarefa. Reserve o início da semana, quando houver mais colegas por perto, com reuniões e ligações. Deixe os (geralmente silenciosos) últimos dias antes do fim de semana, um fim de semana prolongado ou uma semana de feriados para trabalhar sozinho, como relatórios de despesas. Anote possíveis obstáculos para que você esteja preparado para manobrar em torno deles.

Elimine interrupções de colegas de trabalho que aparecem para bater um papo (ou mesmo de pessoas que precisam de você por motivos legítimos). Morgenstern sugere esta linha de saída: “Quero dar-lhe toda a minha atenção, mas não posso dar-lhe agora.” Em seguida, ofereça uma data e hora para o encontro - no futuro. Também eficaz, diz Shari McGuire, especialista em gerenciamento de tempo e autora de Retome o seu tempo: ficar de pé em sua mesa, o que tacitamente "comunica urgência para encerrar as coisas". Mas não pule o almoço ou os intervalos, diz Morgenstern: “Você vai acabar trabalhando mais e mais por mais tempo, mas não com tanta eficácia”.

Separe dois blocos de 45 minutos por dia para processar mensagens em lote. A verificação constante de e-mail e mídia social “é o inimigo número um da produtividade”, diz Morgenstern. Isso não é novidade para nós, mas, oh, que hábito difícil de quebrar.

“Eu tendo a evitar projetos que parecem muito grandes, então, para ser produtivo, tenho que reduzir as tarefas opressivas”, diz Kate White, ex-editora-chefe da Cosmopolita revista e autor de vários livros, incluindo Eu não deveria estar te contando isso.“Eu faço isso trabalhando em pequenos incrementos. Quando comecei a escrever romances enquanto dirigia uma revista, disse a mim mesmo que escreveria apenas 15 minutos por dia. Eu sabia que trabalhar por um curto período de tempo era uma meta alcançável e consegui escrever 10 livros exatamente dessa maneira. ”

Comece estabelecendo uma declaração de missão clara e atribuindo metas de projeto incrementais para manter todos no caminho certo. Pessoas que dedicam tempo para se concentrar nos planos do projeto antes mesmo de ele começar, de acordo com Silverman, são muito menos propensos a se perderem no meio do mato, se perguntando como proceder - e procrastinando. “Dedique o tempo que for necessário para trabalhar com os colegas para chegar a um consenso e definir, em uma linha muito clara, o que você está tentando realizar”, diz ele. A pré-determinação de benchmarks mensuráveis ​​também ajuda a todos a manter o foco nas partes de um projeto pelas quais são responsáveis. Finalmente, com uma declaração de missão clara, você saberá quando um projeto finalmente atingiu seu objetivo e todos podem encerrar o dia.

De acordo com Kaizen, Segundo o princípio japonês de melhoria contínua, as pessoas produtivas têm um talento especial para analisar o que deu errado com um protótipo fracassado ou em uma conversa ríspida com um colega. Mas, em vez de repetir o problema sem parar, eles simplesmente juram “se envolver melhor como ser humano ou, de alguma forma, ajustar um pouco as coisas da próxima vez”, diz Silverman. “Eles têm a capacidade de fazer melhorias incrementais em seu desempenho e se perguntar:‘ Ok, o que posso aprender com isso? O que posso fazer melhor? '”

Reportagem de Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson e Jennie Dorris