Como escrever e-mails eficazes no trabalho

Se você já recebeu um e-mail de um colega com instruções muito detalhadas, solicitações confusas ou caminho muitos destinatários desnecessários incluídos, você sabe sobre a importância de uma comunicação eficaz por email no trabalho. Os e-mails enviados sem organização ou pensamento podem realmente obstruir o fluxo de trabalho, geralmente incomodam as pessoas e causam falhas de comunicação evitáveis.

Então, como você cria um e-mail claro e eficaz que encontre o equilíbrio certo entre detalhado e conciso; aquele que aborda todos os tópicos certos para todas as pessoas envolvidas? Primeiro, você precisa saber quando algo deve ser enviado por e-mail, em vez de uma mensagem direta, reunião pessoalou chamada telefónica. Os e-mails são ideais para enviar listas mais longas de instruções, fazer check-in em um projeto ou compartilhar arquivos. A comunicação por email também garantirá um registro por escrito de todas as conversas importantes às quais você precisará se referir mais tarde. Aqui estão seis coisas que todos os criadores de e-mail eficazes fazem antes de clicar em "enviar".

1. Maximizar a linha de assunto

Primeiramente, você deve personalizar o assunto da mensagem e / ou sua resposta. Você está escrevendo para alguém que lhe enviou um e-mail na semana passada? Não receba uma mensagem antiga e não relacionada e clique em "responder": seu destinatário esqueceu exatamente o que escreveu para você há uma semana. Ajude a orientá-los e redija uma resposta com uma nova linha de assunto, refletindo o novo tópico ou sua resposta à mensagem deles (por exemplo, “Histórico informações sobre nossa mais nova cliente, Jane Doe "ou" Direções para nossa nova casa em Cleveland "), diz Peggy Duncan, especialista em produtividade pessoal em Atlanta. É menos provável que você confunda o destinatário e sua mensagem será mais fácil de encontrar mais tarde.

Segundo, seja específico. Por exemplo, aqui está uma linha de assunto ruim / vaga: "Reunião da equipe". Agora, aqui está a melhor: "Por favor, traga esse anexo às 14h. reunião de equipe ”. Quando você inclui detalhes, como uma ação necessária ou os detalhes de onde e quando, você ajuda o destinatário a avaliar instantaneamente a importância da sua mensagem, diz Marsha Egan, a autor de Desintoxicação da caixa de entrada e o hábito da excelência do email ($20; amazon.com). Isso também os ajudará a lembrar de concluir a tarefa necessária.

Não sabe qual deve ser o assunto? Pense nas palavras-chave que você usaria se tivesse que encontrar o e-mail mais tarde, diz Nick Morgan, autor de Você pode me ouvir? Como se conectar com pessoas em um mundo virtual ($11; amazon.com).

2. Fornecer instruções detalhadas

A clareza das instruções por escrito pode prejudicar a eficácia de um email de trabalho. Se você estiver atribuindo as tarefas respectivas a um grupo de pessoas, divida-as por pessoa e use marcadores para ajudar todos a saberem exatamente com o que você precisa de ajuda para cada uma delas.

3. Escolha os destinatários cuidadosamente

Escreva o email antes de adicionar os destinatários, diz Vanessa Van Edwards, autora de Cativar a ciência do sucesso com as pessoas ($12; amazon.com). Isso não apenas impedirá o temido envio acidental, mas também permitirá que você adicione destinatários com base no conteúdo do email. Deseja evitar essas longas cadeias de e-mail com várias pessoas? Se você precisar que várias pessoas comentem algo, como um documento, considere criar uma lista compartilhável (como um Google Doc), onde todos podem propor alterações em um espaço sem enviar mil e-mails.

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4. Cortar a linguagem de drenagem

Enviando um email sobre um problema que precisa ser consertado? Em vez de ficar poético sobre o que é uma chatice ou de quem é a culpa, concentre-se no ação necessária para resolver um problema. Por exemplo, em vez de dizer: "O cliente tem um problema com a nossa apresentação e será difícil de consertar "tente", eu adoraria sua ajuda para consertar algo que o cliente mencionou em nossa ligação ". fará dando feedback negativo ou solicitar tarefas desagradáveis ​​por e-mail, mais eficazes.

5. Incluir instruções de resposta

Mesmo quando seu e-mail não precisar de resposta ("Estarei em uma consulta médica pelas próximas duas horas" ou "Você pode entregar sua relatório amanhã, em vez de hoje "), muitas pessoas se sentem obrigadas a reconhecê-lo com um" OK "ou" Obrigado ". Dê a essas pessoas uma resposta fácil Fora. "Se você não quiser receber uma resposta, inclua 'Nenhuma resposta necessária' no final da sua mensagem", diz Duncan. "Isso economiza tempo nas duas pontas e impede que e-mails inúteis cheguem às caixas de entrada." Além disso, não hesite em escrever "Agradecemos antecipadamente" ao fazer uma pergunta a alguém. Isso impedirá que você se sinta tentado a enviar um agradecimento de uma linha quando a pessoa responder.

6. Não fique muito pessoal

"Os e-mails são para fatos, não sentimentos", diz Egan. Devido à falta de inflexão de voz e linguagem corporal na correspondência digital, certas sentimentos - como você se sente em relação a um colega de trabalho, o que achou da festa do seu vizinho - pode ser facilmente mal interpretado. Se você quiser mostrar um problema sensível (ou menos que positivo), ligue para eles.

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